假設下個月底要交還辦公室，倉庫還堆著幾批舊主機。行政想知道什麼時候能搬走，資訊人員還在找備份，財務則問哪些設備可以報廢。三邊都很忙，最容易出現的回答就是：「先清掉再說。」
可是，機器搬離現場之後，裡面的資料、資產歸屬和交接紀錄都不會自己補齊。公司搬家可以把舊電腦回收一起安排，但最好讓它有一條獨立的處理進度。誰負責確認資料，誰有權決定處分，誰在現場點交，要先說清楚。
下面是一份可以依搬遷時間調整的準備順序。它不要求每家公司都做同樣的表格，重點是讓待回收的設備，和還要繼續工作的設備分得開。
還有兩週左右：先決定哪些留下
第一輪盤點先分去向，不必急著拆機。新辦公室還要用的、留作備機的、等人確認的、可以評估回收的，分別放在容易辨識的位置。機器上可以使用不傷外殼的標籤，或以箱號和清冊對照，避免有人看見一排舊主機就整批搬走。
如果設備散在不同部門，讓每個部門先確認自己的項目。行政能點出台數，未必知道某台主機是否還存有舊專案；資訊人員能判斷規格，也未必有權處分借用或租賃設備。資產負責人確認完去向，後續才比較不會折返找機器。
安排回收前：把資料工作單獨列出來
每台電腦可以記錄資產編號、所在部門、使用人及資料處理狀態。尚未備份、待確認、已完成移轉和已完成指定清除，應該是不同狀態。只寫一句「資料已處理」，到了點交當天很難知道它究竟代表哪一步。
若主機內有多顆磁碟，或曾加裝其他儲存裝置，要一併盤點。拆下的硬碟也應保留與原設備的對應。公司若有特定的銷毀、紀錄或驗收要求，應在洽詢時提出，再確認承作方式與可提供的紀錄，不能等車輛抵達才臨時加上要求。
不要把交機日期當成清除驗收日期。資料作業還沒完成的設備，就留在待確認區。先讓一部分已確認的設備進入回收流程，也比為了「一次清完」把尚未核准的項目混進去穩妥。
搬走前幾天：核對清單、照片與現場條件
回收方需要知道的是實際物品，不只是「很多電腦」。整機、筆電、螢幕、伺服器及已拆出的零件可以分列，附上代表性照片、可見型號和大約數量。無法開機或沒有測試過的項目，直接註明，不必為了讓清單好看寫成「功能正常」。
規格不明的電腦先維持完整。對於仍可正常操作的自有設備，可以取得系統中的處理器、記憶體與儲存資訊；已停用或有故障的設備，就提供外殼標籤和已知紀錄。不要為了查一個型號，讓已完成資料管理的機器又被隨意開啟使用。
搬運條件也要提早確認。設備在哪個樓層、電梯能否使用、貨車能否停靠、是否要經過管理室登記，都會影響安排。拍一張倉庫全景，往往比在訊息裡重複形容「東西有點多」更容易說清楚。
點交清單，留這幾個欄位就很有用
| 要記什麼 | 怎麼寫比較清楚 | 誰先確認 |
|---|---|---|
| 物品身分 | 資產編號、型號或箱號，對得回現場實物 | 資產或設備負責人 |
| 物品去向 | 回收、保留、待核准分開，不只寫「舊機」 | 有處分權限的人員 |
| 資料狀態 | 記錄完成的作業、時間與負責人，未完成項目另列 | 資訊或資料負責人 |
| 實際點交 | 當天交出的台數、箱數與差異，雙方確認後留存 | 現場交接窗口 |
這份記錄可以很簡單，甚至使用公司現有的資產表加幾欄就好。型號還沒查齊的欄位可以寫待確認，別讓「一定要把表填滿」拖住所有進度。真正需要暫停的是處分權限或資料狀態還不明的設備。
機器離開後，還有最後一小段工作
把實際交出的物品與原清單核對一次，再更新內部資產記錄。照片、交接文件及約定的資料處理紀錄，放在同一個位置保存。若有未交出的設備，要寫明原因與下一次處理安排，避免新辦公室又多出一批來歷不明的紙箱。
回收交接資料是否足以供公司入帳、核銷或其他用途，仍要由公司財務依實際流程確認。一般物品清單不會自動變成特定用途的證明文件，所需格式最好在安排前就提出。
準備洽詢恆翊科技時，可以從電腦主機回收的品項開始整理，再把日期、地點與資料需求一起提供。搬家工作已經很多，這件事早一點分工，到了最後一週，就少一個人抱著主機問：「這台到底能不能搬走？」
